Zgodnie z obowiązującymi przepisami Polskie Towarzystwo Kuce Szetlandzkie jest jedynym podmiotem w Polsce uprawnionym do wydawania paszportów rasowym kucom szetlandzkim, prowadzenia księgi stadnej kuców szetlandzkich oraz oceny tej rasy. PTKS jest członkiem Międzynarodowego Komitetu ds. Hodowli Kuców Szetlandzkich i z tej racji ma bezpośredni kontakt ze wszystkimi organizacjami prowadzącymi księgi stadne kuców szetlandzkich w Unii Europejskiej, Norwegii, Szwajcarii oraz Australii. Jeżeli posiadacie Państwo rasowego kuca szetlandzkiego i potrzebne są jakiekolwiek informacje, rady czy pomoc, należy się zwracać do PTKS.
Na mocy ustawy z dnia 2 kwietnia 2004 r. o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt, z późniejszymi zmianami, posiadacz kuca szetlandzkiego jest obowiązany do zgłoszenia urodzenia się nowego kucyka do PTKS. Zgłoszenia źrebiąt (formularz nr 2 lub formularz nr 3) urodzonych w danym roku, należy dokonać najpóźniej do 31 grudnia, ale też w terminie 60 dni przed dniem opuszczenia przez to źrebię gospodarstwa i nie później niż 30 dni przed dniem odłączenia (odsadzenia) źrebięcia od matki.
Podstawą wystawienia paszportu konia jest dla kuców szetlandzkich - zidentyfikowanie kuca oraz potwierdzenie wpisu do księgi stadnej, w rozumieniu przepisów o organizacji hodowli i rozrodzie zwierząt gospodarskich;
Po otrzymaniu zgłoszenia PTKS nadaje kucowi numer identyfikacyjny i wydaje zgłaszającemu paszport w ciągu 60 dni od dnia otrzymania zgłoszenia i uiszczenia opłaty. Numer identyfikacyjny UELN (Universal Equine Life Number) jest zgodny z międzynarodowym standardem i składa się z: liter „POL”, cyfrowego oznaczenia PTKS „002”, dwóch cyfr oznaczających rok urodzenia oraz 7 cyfr, z których obecnie trzy ostatnie pokrywają się z numerem w Polskiej Księdze Stadnej Kuców Szetlandzkich.
Posiadacz kuca szetlandzkiego przywiezionego z państwa członkowskiego jest obowiązany zgłosić PTKS (formularz nr 1) jego wwóz w terminie 30 dni od dnia wwozu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Dokonując zgłoszenia kuców szetlandzkich przywiezionych z zagranicy, należy przedstawić PTKS paszporty oraz inne dokumenty wystawione za granicą jak np. informację o wywozie potwierdzoną przez księgę kuców szetlandzkich kraju pochodzenia np. International Pony Movement Certificate czy Export Details.
Posiadacz paszportu kuca szetlandzkiego jest obowiązany w terminie 7 dni do zwrotu paszportu do PTKS w przypadku padnięcia, zabicia albo uboju kuca. W przypadku zmiany posiadacza kuca szetlandzkiego (formularz nr 6):
- poprzedni i nowy posiadacz są obowiązani zawiadomić o tej zmianie, w terminie 7 dni PTKS,
- poprzedni posiadacz kuca jest obowiązany przekazać nowemu posiadaczowi wraz z tym zwierzęciem jego paszport;
- nowy posiadacz jest obowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania paszportu zwierzęcia przesłać go, dołączając kopię umowy kupna-sprzedaży oraz formularz nr 6 („zmiana własciciela”) do PTKS celem aktualizacji danych zawartych w paszporcie;
- opłatę za zmiany ponosi nowy posiadacz.
Zgodnie z Ustawą, posiadacz koniowatego jest obowiązany zgłosić podmiotowi, o którym mowa w art. 5 Ustawy, czyli w wypadku kuców szetlandzkich - PTKS w terminie 7 dni, każde zdarzenie powodujące zmianę liczebności stada, z wyjątkiem urodzenia się koniowatego; obowiązek zgłoszenia dotyczy w szczególności:
- padnięcia koniowatego;
- zbycia koniowatego poza granice państwa;
- uboju koniowatego;
- zabicia koniowatego z nakazu organu Inspekcji Weterynaryjnej.